Krav fra befrakteren kontra flaggstatens regler: Lukk PWOM-gapet på dager, ikke uker

Ikke en konflikt, men et gap: Befrakteren ber om noe PWOM ennå ikke inneholder.Et brev kommer fra befraktningsansvarlig. Fartøyet er sluttet for en reise inn i et polarområde. Kravlisten har to punkter: utholdenhet på 10 dager i stedet for de 5 som står i gjeldende PWOM, og en obligatorisk ispilot om bord. Flaggstatsadministrasjonen krever ingen av delene, og fartøyets PWOM dekker dem ikke i det hele tatt — verken som prosedyre eller som punkt i ansvarsmatrisen.Dette er ikke en tvist med flaggstaten. Det er et gap mellom det som allerede er beskrevet i fartøyets dokumentasjon, og det en bestemt reise krever. DPA leser brevet fra befrakteren, åpner PWOM — og den relevante delen finnes rett og slett ikke. Dokumentet må oppdateres, ikke diskuteres bort.Slik viser dette gapet seg i praksis, og dette må til for å lukke det raskt nok til at startdatoen for certepartiet ikke blir forsinket.

Hvorfor dette ikke er en konflikt, men en arbeidsprosess

PWOM er et prosedyredokument. Det beskriver hvordan fartøyet og mannskapet opererer under bestemte isforhold: grenser for iskonsentrasjon, beslutningsprosedyrer, utholdenhet og roller om bord. Dokumentet er godkjent av klasseselskapet og underlagt flaggstatens tilsyn, men det faktiske innholdet beskriver prosedyrene til et bestemt fartøy og en bestemt operatør i henhold til IMOs polarkode — det er ikke en fast liste diktert av en konvensjon.Dette fører til et viktig poeng: Det som ikke står i PWOM i dag, kan være nødvendig i morgen for en bestemt kontrakt. Dette skjer regelmessig og viser seg i noen tilbakevendende former:

• Befrakteren krever større utholdenhet enn dokumentet dekker i dag. For eksempel må fartøyet kunne være selvforsynt i is i 10 dager, mens PWOM bare beskriver prosedyrer for 5. Selve fartøyet kan godt ha fysisk kapasitet til mer; spørsmålet er om denne kapasiteten er beskrevet i dokumentet som en verifisert og godkjent prosedyre.
• Befrakteren krever en ispilot eller isrådgiver om bord. Dette kravet er kanskje ikke tatt inn noe sted i selskapets interne prosedyrer: ikke i ansvarsmatrisen, ikke i PWOM-delen om mannskapssammensetning og roller og ikke i fartøyets prosedyre for å ta imot spesialister om bord.
• Befrakteren krever andre parametere for isovervåking, for eksempel hyppigere isrekognosering eller en annen protokoll for å avgjøre når fartøyet skal gå inn i isen enn det som er gjeldende praksis.

I alle tre tilfeller er oppgaven den samme: forstå hva som faktisk finnes på fartøyet og i prosedyrene akkurat nå, sammenligne dette med det befrakteren ber om, og lukke forskjellen i dokumentet, om bord eller begge steder.

Slik ser en gap-analyse ut i praksis

Gapet finnes sjelden bare ett sted. I praksis oppstår tre situasjoner om og om igjen:

1. Prosedyren er fysisk gjennomførbar, men ikke dokumentert. Fartøyet kan operere selvforsynt lenger enn det PWOM oppgir — forsyninger, utstyr og opplæring av mannskapet gjør det mulig. Men delen som skulle bekrefte dette trinn for trinn — drivstoff- og proviantforbruk, kommunikasjonsprotokoller og beslutningspunkter ved forlenget utholdenhet — er rett og slett ikke skrevet. Løsning: Utvid den relevante PWOM-delen og få den godkjent på nytt av klasseselskapet, uten å endre noe på selve fartøyet.
2. Kravet er nytt og dekkes ikke av noen prosedyre. En ispilot om bord er ikke en del av standardbesetningen på de fleste fartøy utenfor spesialiserte isbryteroperasjoner. Det betyr at rollen som pilot eller rådgiver må tas inn i ansvarsmatrisen, ansvarsområdet og samhandlingen med skipsføreren må defineres, rollen må inkluderes i briefingen før reisen, og det må bekreftes at det konkrete fartøyet faktisk har egnet lugar, tilgang til broen og kommunikasjon.
3. Prosedyren er dokumentert, men ikke bekreftet på det konkrete fartøyet. PWOM kan inneholde en generell del om isovervåking, men det garanterer ikke at fartøyet nå har riktig utstyr eller en oppdatert protokoll for den nødvendige frekvensen på isrekognoseringen. Her handler gap-analysen egentlig ikke om dokumentet, men om å kontrollere om det som står skrevet, samsvarer med det som faktisk finnes om bord.

Riktig rekkefølge er: Først registreres nøyaktig det befrakteren ber om skriftlig. Deretter gjennomgås hvert punkt opp mot gjeldende PWOM og fartøyets faktiske tilstand. Først da utarbeides eller oppdateres de relevante delene.

5 trinn for å lukke gapet uten å forsinke kontrakten

• Trinn 1. Registrer befrakterens krav skriftlig, punkt for punkt. Utholdenhet, ispilot og overvåkingsprotokoll — hvert punkt separat og med henvisning til en bestemt klausul i certepartiet.
• Trinn 2. Sammenlign med gjeldende PWOM. For hvert punkt: Finnes det en prosedyre, finnes det ingen prosedyre, eller finnes det en prosedyre som ikke dekker det nødvendige omfanget, slik som 5 dagers utholdenhet mot 10?
• Trinn 3. Kontroller den faktiske tilstanden om bord. Ikke stol bare på dokumentet: Det som skal finnes, og det som faktisk finnes på et bestemt fartøy akkurat nå — forsyninger, utstyr og opplæring av mannskapet for en ny rolle — samsvarer ikke alltid.
• Trinn 4. Oppdater PWOM og få ny godkjenning fra klasseselskapet. Nye eller utvidede deler må gjennom den samme godkjenningsprosessen som originaldokumentet før de kan brukes som henvisning overfor befrakteren.
• Trinn 5. Utarbeid et bridging-dokument og gjennomfør briefing av mannskapet. Samle de endelige kontraktsforpliktelsene i et eget dokument som henviser til oppdatert PWOM, og brief mannskapet for den bestemte reisen — særlig dersom en ny rolle som ispilot legges til om bord.

Trinn 2 og 3 er vanligvis der et internt team mister mest tid dersom dette ikke er noe de gjør ofte: De må gå linje for linje gjennom et dokument som kan være flere titalls sider langt, samtidig som de fysisk verifiserer fartøyets tilstand.

Hvem løser dette i praksis: DPA og en ekstern dokumentasjonspartner

I henhold til del 4 i ISM-koden sørger Designated Person Ashore (DPA) for forbindelsen mellom fartøy og land og har ansvar for at dokumentasjonen i fartøyets sikkerhetsstyringssystem (SMS) samsvarer med de faktiske driftsforholdene. Et selskap som følger regelverket, skal alltid ha en DPA; dette er et obligatorisk krav i koden.Spørsmålet er ikke om en DPA finnes, men hvor raskt arbeidet kan gjøres. En liten polaroperatør møter flere ganger i året gap mellom PWOM og kravene i bestemte kontrakter, på ulike ruter og med ulike befraktere. En DPA som håndterer dette sammen med et dusin andre ansvarsområder, bruker merkbart mer tid på linje-for-linje-gjennomgang og kontroll om bord enn en partner som rutinemessig utfører akkurat denne typen kontroll på flere fartøy.Det er her outsourcing passer inn. Et eksternt team går raskt gjennom hvert av befrakterens krav, kontrollerer dem mot PWOM og fartøyets faktiske tilstand og utarbeider oppdaterte deler og bridging-dokumentet. Samtidig godkjenner DPA den endelige posisjonen og beholder ansvaret overfor flaggstaten, akkurat slik ISM-koden krever.

Dette beskytter deg ved neste Port State Control-inspeksjon eller ISM-revisjon

• En oppdatert PWOM som er godkjent av klasseselskapet, der nye prosedyrer — forlenget utholdenhet, rollen som ispilot eller en revidert overvåkingsprotokoll — er dokumentert med samme detaljnivå som de opprinnelige delene.
• Et bridging-dokument som kobler kravene i certepartiet punkt for punkt til bestemte PWOM-deler og bekrefter at hvert punkt er lukket.
• En dokumentert briefing av mannskapet om de oppdaterte prosedyrene for den bestemte reisen, signert av skipsføreren og overstyrmannen — særlig dersom bemanningen om bord endres.
• Bekreftelse av den faktiske tilstanden om bord: en registrering eller sjekkliste som viser at det som står i oppdatert PWOM — utstyr, innkvartering for ispiloten og forsyninger for forlenget utholdenhet — faktisk finnes på fartøyet og ikke bare på papiret.

Eksempel: Slik lukkes gapet for utholdenhet og kravet om ispilot

La oss gå gjennom et typisk scenario for en liten operatør som arbeider i polare farvann.(Dette er en generalisert illustrasjon av den underliggende prosessen, ikke en beskrivelse av et virkelig selskap.)Se for deg en operatør med flere fartøy registrert under en nordeuropeisk sjøfartsadministrasjon. Ett fartøy er sluttet for en reise til en subarktisk region. Befrakteren sender to krav: utholdenhet på 10 dager i stedet for de 5 som er registrert i gjeldende PWOM, og en obligatorisk ispilot om bord — en rolle som ennå ikke finnes i fartøyets prosedyrer.

Dette gjør en systematisk gap-analyse i denne situasjonen:

• Sammenligner begge kravene punkt for punkt med gjeldende PWOM: For utholdenhet finnes det en del, men den dekker en kortere periode; for ispiloten finnes det ingen del.
• Kontrollerer fartøyets faktiske tilstand: om forsyninger og drivstoff er tilstrekkelige for forlenget utholdenhet, og om det finnes plass og egnet innkvartering om bord for ispiloten.
• Utarbeider en utvidet PWOM-del om utholdenhet og en ny del om rollen som ispilot, inkludert ansvarsmatrise og rapporteringslinje til skipsføreren.
• Koordinerer oppdateringene med klasseselskapet og samler alt i et bridging-dokument for den bestemte reisen.

Resultatet av denne tilnærmingen:

• Fartøyet seiler med dokumentasjon som faktisk lukker begge kravene fra befrakteren, i stedet for å være avhengig av muntlige avtaler.
• Mannskapet briefes om den nye rollen om bord før operasjonen starter, ikke i etterkant.
• Kontrakten starter som planlagt, uten forsinkelsen som oppstår når gap-analysen først gjennomføres etter at en inspektør allerede har påpekt problemet.

Outsourcing av maritim dokumentasjon: Ikke mist tid på sjeldne, men omfattende oppgaver

Gapet mellom det en PWOM dokumenterer, og det en bestemt kontrakt faktisk krever, er ikke et engangstilfelle — det er en normal del av driften av en flåte i polare farvann. For en operatør med få fartøy oppstår slike situasjoner flere ganger i året, på ulike ruter og med forskjellige befraktere.Å ha en egen intern spesialist som går gjennom PWOM linje for linje for hver nye kontrakt, er mer enn en liten flåte trenger. En mer praktisk modell er at DPA eier den endelige posisjonen og godkjenningen overfor flaggstaten, i samsvar med kravene til Port State Control og Document of Compliance (DOC), mens en ekstern partner håndterer gjennomgangen av krav linje for linje, verifisering om bord, oppdatering av prosedyrer for isnavigasjon, forberedelse til fartøyvetting og utarbeidelse av både oppdaterte dokumentdeler og bridging-dokumentet.

Spørsmål og svar

Er et krav fra befrakteren som ikke står i PWOM, i konflikt med flaggstaten?

Nei — vanligvis er det en mangel, ikke en konflikt. PWOM beskriver prosedyrene for et bestemt fartøy under flaggstatens tilsyn. Når en befrakter krever noe som ennå ikke er dokumentert, for eksempel lengre operasjonell utholdenhet eller en islos om bord, oppdateres dokumentet og sendes inn til ny godkjenning i stedet for at kravet bestrides. Dette er den praktiske betydningen av befrakterkrav kontra flaggstatsregler.

Hva er en gap-analyse av befrakterkrav?

Det er en punktvis sammenligning av kravene i certepartiet med gjeldende PWOM og fartøyets faktiske tilstand om bord. En gap-analyse av befrakterkrav fastslår for hvert punkt om prosedyren finnes, mangler eller finnes, men ikke dekker det nødvendige omfanget.

Hvor lang tid tar det å oppdatere en prosedyre i PWOM?

Selve dokumentarbeidet går raskt når manglene er kartlagt. Det som tar mest tid, er å gjennomgå og samordne en manual på flere titalls sider og kontrollere fartøyets faktiske tilstand. En oppdatering av prosedyrene i PWOM må fortsatt godkjennes på nytt av klasseselskapet før den kan vises til befrakteren. Nettopp derfor er det viktig å starte tidlig.

Hvem er ansvarlig når kravene i certepartiet er i konflikt med PWOM?

DPA-en. I henhold til ISM-koden har den utpekte personen på land ansvaret for den endelige vurderingen og står til ansvar overfor flaggstaten. En tydelig avklaring av DPA-ens rolle ved regelkonflikter — der en ekstern samarbeidspartner utfører sammenligningen og DPA-en godkjenner resultatet — bidrar til at kontraktsprosessen fortsetter, samtidig som ansvarsfordelingen forblir tydelig.

Hva er et brodokument, og hvorfor trenger man det?

Et brodokument knytter klausulene i certepartiet punkt for punkt til bestemte, oppdaterte deler av PWOM og bekrefter at hvert krav er oppfylt. Det er en sentral del av etterlevelsen av certepartiet og gir beskyttelse ved neste havnestatskontroll eller ISM-revisjon.

Hvorfor sette ut maritim dokumentasjon for polaroperasjoner?

Fordi avviket mellom PWOM og kravene i et bestemt certeparti bare oppstår noen få ganger i året, men hver gang krever omfattende og spesialisert arbeid. Ved å sette ut maritim dokumentasjon kan en spesialisert samarbeidspartner raskt utføre sammenligningen og utarbeide dokumentene, mens DPA-en beholder ansvaret og godkjenner materialet før det sendes til flaggstaten.